15 SORUDA İLETİ YÖNETİM SİSTEMİNE GEÇİŞ

19 Ağustos 2020

Ticari elektronik iletilerde yeni bir dönem başlatacak olan İleti Yönetim Sistemi hakkında merak edilen detaylar hakkında yazımız kaleme alınmıştır.


15 SORUDA İLETİ YÖNETİM SİSTEMİNE GEÇİŞ

Resmî Gazete' de yayımlanarak yürürlüğe alınan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak; hizmet sağlayıcıların arama, mesaj ve e-posta gibi farklı tipte ileti izinlerini saklayıp yönetebilecekleri, alıcıların verdikleri izinleri görüntüleyip kaldırabilecekleri, izinsiz gönderimleri şikâyet edebilecekleri, kamunun ise ileti şikâyetlerini ve şikâyete konu iznin durumunu görüntüleyebilecekleri, internet portalı, kısa mesaj numarası ve çağrı merkezi üzerinden hizmet verecek, tüm izinleri zaman damgası ve elektronik imza ile kayıt altına alıp güvenlik standartları dâhilinde saklayacak ulusal ortak veri tabanı sistemi olan İleti Yönetim Sistemi oluşturulmuştur.

1-TİCARİ ELEKTRONİK İLETİ NEDİR?

Hizmet sağlayıcıların, mal ve hizmetlerini pazarlamak, işletmesini tanıtmak ya da kutlama ve temenni gibi içeriklerle tanınırlığını artırmak amacıyla alıcıların elektronik iletişim adreslerine promosyon, kampanya, indirim, hediye içerikli gönderdiği iletilere ticari elektronik ileti denir. Bu iletilerin gönderilebilmesi için alıcıların onayı gerekir. Ancak, alınan veya dolaylı yoldan kullandırılan bir hizmete ilişkin yapılan teslimat, borç, fatura içerikli iletilerin gönderiminde onay aranmaz.

2-HİZMET SAĞLAYICISI KİMDİR?

Telefon, çağrı merkezi, otomatik arama makinesi, akıllı  ses kaydedici sistem, elektronik posta, kısa mesaj hizmeti gibi vasıtalar kullanılarak elektronik ortamda gerçekleştirilen ve ticari amaçlarla gönderilen veri, ses ve görüntü içerikli ileti gönderimi yapan gerçek veya tüzel kişilere hizmet sağlayıcı denir.

3-ARACI HİZMET SAĞLAYICISI KİMDİR?

Hizmet sağlayıcı, önceden onayını aldığı alıcılara ticari elektronik iletileri kendisi gönderebileceği gibi aracı hizmet sağlayıcılar vasıtasıyla da gönderebilir. Aracı hizmet sağlayıcı, hizmet sağlayıcı için öngörülen yükümlülüklerin ifasına yönelik teknik imkân tanır. Aracı hizmet sağlayıcı, hizmet sunduğu elektronik ortamı kullanan gerçek ve tüzel kişiler tarafından sağlanan içerikleri kontrol etmek, bu içerik ve içeriğe konu mal veya hizmetle ilgili hukuka aykırı bir faaliyetin ya da durumun söz konusu olup olmadığını araştırmakla

yükümlü değildir. Aracı hizmet sağlayıcı başkaları adına, onların mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak ya da işletmesini tanıtmak amacıyla ticari elektronik ileti göndermek için onay alamaz. Aracı hizmet sağlayıcı ticari elektronik ileti gönderimine ilişkin sistemini İYS ile uyumlaştırır. Hizmet sağlayıcının talimatı doğrultusunda ticari elektronik ileti gönderimini başlatan aracı hizmet sağlayıcı, ileti gönderimine başlamadan önce İYS üzerinden alıcıların onayının olup olmadığını kontrol eder ve İYS üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ileti gönderimini başlatmaz. Aracı hizmet sağlayıcı, alıcıların abonelik hattını kapatmaları halinde İYS’ ye bu durumu bildirir.

4-ALICI KİMDİR?

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmeliğe göre alıcı, tüketiciyi ya da meslekî veya diğer amaçlarla hareket eden gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir. İşletmeler yani Hizmet Sağlayıcılar tarafından gönderilen ticari elektronik iletilerin muhatabı olan arama, mesaj ve e-posta gibi iletişim adresi sahibi kişiler alıcı olarak kabul edilir.

5-TİCARİ ELEKTRONİK İLETİLERLE İLGİLİ SİSTEM MEVZUATLARIMIZDA NASIL DÜZENLENMİŞTİR?

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik kapsamında, Hizmet sağlayıcılar tarafından alıcılara gönderilecek ticari iletilerin, Yönetmelik ile belirlenen istisnalar dışında alıcının onayı olmadan gönderilemeyeceği, izin dâhilinde gönderilen iletilerde ise alıcılara ret imkânı sağlanması gerektiği belirtilmiştir.

Kanun'da ve Yönetmelik'te tanımlandığı üzere ticari iletiler için alınacak iletişim onaylarında, onay fiziksel ortamda alınmış ise alıcının imzası gereklidir ancak pratikte bu belgelerin saklanması, arşivlenmesi, belgelerin güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması, gerektiğinde arşivden çıkarılması meşakkatli bir süreçtir. Elektronik ortamda alınması durumunda ise onayın alındığına dair bilgilendirmenin alıcının elektronik iletişim adresine aynı gün içinde iletilmesi gerektiği belirtilmiştir. Elektronik ortamda alınan onaylarda da benzer şekilde onayın izin sahibi kişiden alındığının elektronik kayıtlarının tutulması ve güvenli bir şekilde saklanması gerekmektedir.

İzin alınan kişiler, kendilerinden ticari elektronik ileti izni alındıktan sonra hangi firmalara izin verdiklerini takip edememekte, ticari elektronik ileti izinlerini kaldırmak için kendilerine ticari elektronik iletiyle bildirilen ret imkânını her Hizmet Sağlayıcı için ayrı ayrı kullanmak zorunda kalmaktadırlar. Ticari elektronik ileti izini bulunmayan bir kişiye ileti gönderilmesi üzerine bu kişinin şikâyette bulunması halinde ise ilgili Hizmet Sağlayıcı' dan kişinin izin alınıp alınmadığı veya bu kişinin ret hakkını kullanıp kullanmadığı ile ilgili bilgi alınması ve bilgiler değerlendirilerek idari yaptırım kararlarının verilmesi gerekmektedir.

Uygulamada yaşanan bu sorunların önüne geçilmesi amacıyla Kanun ve Yönetmelik'te gerekli değişiklikler yapılmıştır. Bu doğrultuda Ticaret Bakanlığı tarafından ulusal bir ticari elektronik ileti yönetim sisteminin kurulmasına karar verilmiş ve Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği görevlendirilmiştir. İleti Yönetim Sistemi A.Ş., Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği tarafından bu amaçla hizmet vermek üzere kurulmuştur. İleti Yönetim Sistemi, Hizmet Sağlayıcıların arama, mesaj ve e-posta gibi farklı tipte ileti izinlerini saklayıp yönetebilecekleri, alıcıların verdikleri izinleri görüntüleyip kaldırabilecekleri, izinsiz gönderimleri şikâyet edebilecekleri, kamunun ise ileti şikâyetlerini ve şikâyete konu iznin durumunu görüntüleyebilecekleri, web sitesi, kısa mesaj numarası ve çağrı merkezi üzerinden hizmet verecek, tüm izinleri zaman damgasıyla kayıt altına alıp güvenli biçimde saklayacak ulusal veri tabanı sistemidir.

İleti Yönetim Sistemi ile Hizmet Sağlayıcıların, alıcılara göndereceği ticari elektronik iletiler öncesinde alması gereken izinler güvenli bir ortamda saklanacak, alıcılar onay ve ret bildirimlerini yapabilecek, bunun yanında şikâyet hakkını kullanabilecektir.

6-İLETİ YÖNETİM SİSTEMİ NASIL ÇALIŞIR?

Bu sisteme geçiş ile birlikte tüm ticari elektronik ileti izinleri, İleti Yönetim Sistemi'nde saklanacaktır. Ticari elektronik ileti gönderimi yapan tüm Hizmet Sağlayıcılar, pazarlama, promosyon, kampanya, indirim, hediye reklam vb. içerikli ticari elektronik iletilerini müşterilerine arama, mesaj ve e-posta olarak iletebilmek için aldıkları ticari elektronik ileti izinlerini İleti Yönetim Sistemi'ne yükleyecektir.

Alıcılar yani vatandaşlar ise bu izinler için çıkış haklarını diledikleri zaman kullanabileceklerdir. Alıcılar, ne zaman, nereden, hangi kanal üzerinden hangi Hizmet Sağlayıcının veya markasının ticari elektronik ileti göndermesine izin verdiğini görüntüleyebileceklerdir. Hizmet Sağlayıcılara her bir kanal (arama, mesaj ve e-posta) için verdikleri izinleri İleti Yönetim Sistemi üzerinden düzenleyebilecektir. Üstelik tüm bu işlemler tek bir platformda yapılacaktır. Hizmet Sağlayıcılar herhangi bir kanaldan ticari ileti göndermek istediklerinde, vatandaşların verdikleri izinler çeşitli yöntemlerle İleti Yönetim Sistemi üzerinden kontrol edilerek sadece izin vermiş vatandaşlara gönderim yapılacaktır.

Çıkış hakkının kullanıldığı durumlarda İleti Yönetim Sistemi filtresi sayesinde bu iletiler ret hakkını kullanmış alıcılara gönderilmeyecektir. Ticari elektronik ileti almayı reddettikleri bir Hizmet Sağlayıcıdan ileti alan vatandaşlar, şikâyet haklarını İleti Yönetim Sistemi üzerinden kullanabilecektir. İleti Yönetim Sistemi üzerindeki tüm izinler ve iletişim adresleri, ulusal veri tabanlarında saklanacak, böylelikle veri güvenliği sağlanmış olacaktır.

8-İLETİ YÖNETİM SİSTEMİNE ÜYE OLUNMASI ZORUNLU MUDUR?

 İYS sistemine üye olunması zorunludur. Yönetmelik gereği İleti Yönetim Sisteminde onayı bulunmayan alıcılara ticari e-mail gönderilmesi mümkün olmayacaktır. Ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişiler, Ticari Elektronik İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydolacak, sistem üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemeyecektir.

9-İLETİ YÖNETİM SİSTEMİNİ HİZMET SAĞLAYICILARNASIL KULLANACAKLARDIR? HİZMET SAĞLAYICILARA GETİRDİĞİ FAYDALAR NELERDİR?

Hizmet Sağlayıcılar, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik gereğince alıcılara sunulması zorunlu olan çağrı merkezi, kısa link ve kısa numara hizmetlerini, İleti Yönetim Sistemi üzerinden alabilecektir.

Hizmet Sağlayıcılar, İleti Yönetim Sistemi dışında aldıkları onay ve ret bildirimlerini, web ara yüzü veya teknik entegrasyon aracılığıyla İleti Yönetim Sistemi'ne iletecektir. İleti Yönetim Sistemi, kendisine iletilen onaylar için alıcılara bildirim gönderecek ve alıcılar dilerse bu onay bildirimleri üzerinden çıkış haklarını kullanabilecektir. Hizmet Sağlayıcılar onaylarını İleti Yönetim Sistemi aracılığıyla alacak, böylece alınan onayın ispatı İleti Yönetim Sistemi'nde saklanacaktır. İleti Yönetim Sistemi'ne gelecek onay ve ret bildirimleri günlük olarak raporlanacaktır. Müşterilerin tüm izin hareketleri, her bir iletişim kanalı için ayrı ayrı kayıt altında tutulacaktır.

10-İLETİ YÖNETİM SİSTEMİNİ ALICILAR NASIL KULLANACAKLARDIR?  İLETİ YÖNETİM SİSTEMİNİN ALICILARA GETİRDİĞİ FAYDALAR NELERDİR?

Alıcılar, İleti Yönetim Sistemi Web, İleti Yönetim Sistemi Mobil, çağrı merkezi, kısa numara, kısa link ve e-Devlet kapısı üzerinden onay ve ret işlemlerini kolaylıkla yapabilecektir. Hangi yöntem tercih edilirse edilsin, tüm işlemler senkronize olarak diğer platformlarda da anında görüntülenebilecektir.

Ayrıca, alıcılar elektronik iletişim adreslerine gönderim yapmak için hangi Hizmet Sağlayıcılara izin verdiklerini görüntüleyebilecektir. İleti Yönetim Sistemi hesabı oluşturulduğunda, doğrulanan her iletişim adresi için izinler tek hesap üzerinden yönetilebilecektir.Alıcıların ticari elektronik iletilere ilişkin şikayetleri  İleti Yönetim Sistemi Web, İleti Yönetim Sistemi Mobil, çağrı merkezi ve e-Devlet kapısı üzerinden doğrudan bakanlığa iletilecektir. Şikâyetlere ilişkin süreçler hızlanacak, sonuçlanan her şikâyet için Hizmet Sağlayıcılara ve alıcılara bilgi verilecektir.

11-HİZMET SAĞLAYICILARIN İYS’YE BAŞVURUSUNDA GEREKLİ OLAN BELGELER NELERDİR?

  • Hizmet Sağlayıcının MERSİS numarası ve ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri (ve elektronik imzalı İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi)
  • İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası, kurumsal e-posta adresi
  • Müştereken temsile yetki durumunda en az bir yetkilinin daha ilk yetkili tarafından imzalanmış dokümanı imzalaması gerekmektedir.
  • Bu bilgi ve belgelerin yanı sıra, marka bazında sahip olduğunuz onaylı kayıtlı elektronik iletişim adresi sayılarınız talep edilir.

12-HİZMET SAĞLAYICILAR TİCARİ ELEKTRONİK İLETİ GÖNDERMEDEN ÖNCE ALICI ONAYINI NE ŞEKİLDE ALABİLİRLER? İLETİ YÖNETİM SİSTEMİ ÜZERİNDEN ALICI ONAYLARI NASIL ALINACAKTIR?

Ticari elektronik ileti gönderim onayı üç farklı şekilde alınabilir:

  • Fiziksel ortamda imzayla
  • Elektronik ortamda
  • İleti Yönetim Sistemi yoluyla

İleti Yönetim Sistemi'nin katma değerli hizmetler kapsamında sunacağı çağrı merkezi, kısa mesaj numarası ve kısa link aracılığıyla da onay alma servisinden hizmet sağlayıcılar faydalanabileceklerdir.

13-HİZMET SAĞLAYICILARIN SİSTEME ENTEGRE EDECEĞİ ALICI İZİNLERİ HANGİ VERİLERİ İÇERECEKTİR?

Hizmet Sağlayıcıların sisteme yükleyeceği izinler sadece şu verileri içerecektir:
• İletişim adresi (Telefon numarası veya e-posta adresi)
• İzin tarihi
• İletişim kanalı (arama/mesaj/e-posta)
• İzin kaynağı ('1 Mayıs 2015 öncesi', 'ıslak imzalı onay formu', 'web sitesi' vb.)

14-ÇIKIŞ HAKKI VE RET BİLDİRİMİ NE DEMEKTİR? HİZMET SAĞLAYICILAR ALICILARA RET/ÇIKIŞ HAKKINI NASIL SAĞLAYACAKLARDIR?

Alıcının, Hizmet Sağlayıcı' ya ticari elektronik ileti gönderebilmesi için vermiş olduğu onayı kaldırması ret bildirimi veya çıkış hakkını kullanması olarak ifade edilmektedir.

Hizmet Sağlayıcı, alıcının ret bildiriminde bulunabilmesi için kendisi tarafından sağlanan ya da İleti Yönetim Sistemi tarafından sunulan müşteri hizmetleri numarası, kısa mesaj numarası veya yalnızca ret bildirimine özgülenmiş bir URL adresi gibi erişilebilir iletişim adresine ticari elektronik iletide yer verecektir.

Ticari elektronik ileti hangi iletişim kanalıyla gönderildiyse ret bildirimi de kolay ve ücretsiz bir şekilde olmak üzere aynı iletişim kanalıyla sağlanacaktır.Ret bildirim imkânı, gönderilen her ticari elektronik iletide yer almak zorundadır.

İleti Yönetim Sistemi'nin katma değerli hizmetler kapsamında sunacağı çağrı merkezi, kısa mesaj numarası ve kısa link aracılığıyla hizmet sağlayıcıları alıcılara çıkış hakkı sunabileceklerdir.

15-HİZMET SAĞLAYICILAR İLETİ YÖNETİM SİSTEMİ ENTEGRASYON İŞLEMLERİ İÇİN İŞ ORTAKLIĞI KURABİLECEKLER MİDİR? İŞ ORTAĞININ ENTEGRASYON HİZMETİ SUNMASI NE ŞEKİLDE OLACAKTIR?

İş ortağı, İYS API lisansı kullanım hakkı elde ederek kendi müşterilerine İYS entegrasyon hizmeti sunan kişidir. CRM yazılım hizmeti, toplu SMS gönderimi, toplu e-posta gönderimi, çağrı merkezi hizmeti ve benzeri hizmetler veren firmalar bu süreçte hizmet sağlayıcıları için iş ortağı olabilecektir.

İş ortaklığı modeli ve çalışma koşulları, İş Ortaklığı Sözleşmesi'nde düzenlenmiştir. Bu sözleşmeyi imzalayan iş ortağı firma, sözleşmeye konu olan ürün veya hizmetine İYS API entegrasyonunu gerçekleştirecek ve böylece, İYS'nin sunduğu Seviye 1 veya Seviye 2 Katma Değerli Hizmetlere, iş ortağın müşterilerinin ilgili ürün veya hizmetin içinden erişimi mümkün olacaktır. İYS hizmetlerinin, kendi ürünü veya hizmeti içinden müşteriye sunum şekli iş ortağının kendi belirleyeceği şekilde olacaktır.

 

Ayrıntılı bilgi için https://iys.org.tr/ adresini ziyaret edebilirsiniz.

Av.Dilara ÖNSUR